Eine Reisekosten App vereinfacht die Abläufe, die Abrechnung verliert ihren Schrecken

Was sind die Vorteile einer Reisekosten App? Interview mit André Notroff, Steuerberater und Partner der Kanzlei Notroff & Partner in Potsdam, die Unternehmen verschiedenster Größe und Rechtsform bei der Lohnbuchhaltung, Steuerberatung, Jahresabschluss und Finanzbuchhaltung betreut. Für den Blog von Book One hat André Notroff seine Erfahrungen und Empfehlungen für eine Reisekosten App in einem Interview beantwortet.

 

Book One: Was sind die Vorteile einer digitalen Abrechnung mit einer App?

André Notroff: Man muss bei einer Reisekostenabrechnung App immer zwei Aspekte beachten: Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Für Unternehmen ist es wichtig, dass die Arbeitnehmer richtig abrechnen, sich an die Regeln halten und wissen, was nicht abrechnungsfähig ist. Eine App gibt einen guten Rahmen zur Umsetzung der gesetzlichen und Firmeninternen Regelungen zur korrekten Reisekostenabrechnung durch den Mitarbeiter. Wenn ein Unternehmen festlegt, was es erstatten will, dann wird dies in der App als Reiserichtlinie festgelegt. Zum Beispiel zahlt das Unternehmen 7 € Verpflegungspauschale am Tag. Die reguläre Pauschale für eine Abwesenheit, die länger als 8 Stunden ist, beträgt 14 €. Die Differenz von 7 € kann der Arbeitnehmer seiner privaten Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen..

Grundsätzlich ist die Berechnung der Reisekosten ein komplexes Thema mit vielen Fehlerpotentialen. Denn die Pauschalen ändern sich jährlich und sind von dem Land und der Reisedauer abhängig. Eine App berechnet automatisch die Pauschalen. Ein Beschäftigter reist etwa am Flughafen BER morgens um 8 Uhr ab und kehrt am nächsten Tag abends um 20 Uhr zurück: das System rechnet die genaue Abwesenheitszeit aus und ermittelt die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand und gegebenenfalls die Übernachtung. Wenn im Hotel gefrühstückt und zu Mittag gegessen wird, kann die App die Pauschale entsprechend der gesetzlichen Vorgaben kürzen.. Das System ermittelt den passenden Satz. Komplizierter wird es, wenn Auslandsaufenthalte in mehrere Länder in einer Reise zusammenkommen.

 

Book one: Was sind die häufigsten Fehler bei Reisekostenabrechnungen?

André Notroff: Eine Abrechnungs-App gibt den Beschäftigten Kontrolle, ob alle notwendigen Informationen ausgefüllt sind. Wenn ein Bewirtungsbeleg hochgeladen wird, dann kommt ein Hinweis, was ausgefüllt werden muss.

Ein weiteres Problem ist die Unvollständigkeit der Belege. Wenn bei der Visa-Kartenabrechnung von 10 Positionen nur 6 Belege dabei sind entsteht viel Aufwand in der Buchhaltung. Die Abrechnung ist nicht vollständig, so dass die Buchhaltung zeitaufwendige Rückfragen stellen muss. Abrechnungen sind nur mit Beleg vollständig. Notfalls kann man einen Eigenbeleg ausstellen, wenn der Beleg fehlt.

Dann kommt es vor, dass ein Mitarbeiter die 24 € Verpflegungspauschale komplett erstattet haben möchte. Die Voraussetzung ist jedoch nicht gegeben, wenn das Frühstück mit der Hotelrechnung beglichen wurde.

Ein anderes Beispiel ist eine Geschäftseinladung zum Essen. Auf dem Beleg muss der Anlass und mit wem das Essen stattgefunden hat, ausgefüllt werden.

Diese Fälle erkennt eine gute App und gibt vor, welche Angaben gemacht werden müssen. Auch sind die Pauschalen hinterlegt. Im Ausland gelten andere Sätze als in Deutschland für die Übernachtungspauschalen und die Verpflegung. Die App sorgt für Vollständigkeit und erleichtert die Abrechnung. Denn es ist für Unternehmen eine Erleichterung, wenn die Abrechnung von den Mitarbeitern zeitnah zur Reise eingereicht wird und nicht mehrere Rechnungen gesammelt im Dezember abgeben werden.

 

Book One: Lohnt sich eine App für ein junges Unternehmen?

André Notroff: Junge Unternehmen und Start-ups verkennen das Potenzial von Reisekostenabrechnungen. Manche Mandanten kommen zu uns, haben im ersten Jahr gute Umsätze erzielt, jedoch keine Kosten. Wichtige Betriebsausgaben gehen dann flöten, wenn die Reisekosten nicht abgerechnet sind. Wenn Belege nach einem Jahr im Portemonnaie nicht mehr lesbar sind. Oder die Fahrt von Potsdam zur Präsentation nach Mannheim mit dem eigenen Auto nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht wird.

Oft ist es leider so, dass die Abrechnungen 1-2 Jahre später abgerechnet werden. Die meisten Gründer verlieren dann in den ersten ein bis zwei Jahren ganz viel Geld, da sie keine Betriebsausgeben geltend machen. Dazu gehören auch Reisekosten, wenn zum Beispiel viel mit dem Privatwagen gefahren wird und keine Abrechnung gemacht wird. Denn es können nicht pauschal Tankzettel eingereicht werden. Start-ups sind viel unterwegs und oft schnell mehr als 8 Stunden außer Haus: dann können sie 14 € für Verpflegungsmehraufwand berechnen.

Viele Jungunternehmer und Start-ups übernachten über Airbnb oder bei Freunden und machen die Kosten nicht geltend. Je nach Land können sie jedoch 80-90 € für eine Übernachtung angerechnet bekommen, auch wenn bei Freunden übernachtet wird. Dann haben wir Mandanten, die fliegen geschäftlich nach Bukarest oder für zwei Wochen in die USA und sammeln nicht die Rechnungen. Für eine Dienstreise brauchen wir einen Nachweis sowohl über die betriebliche Veranlassung der Reise wie auch Belege für die entstandenen Kosten für die Abrechnung. Die Steuer fragt immer: Wie lange warst du weg? Hast Du Essen bezahlt bekommen? Die App gibt einen Leitfaden und fragt diese Punkte ab.

 

 Großer Fehler: Nicht abrechnen geht ins Geld, vor allem bei jungen Unternehmen

 

Book One: Was bietet die App kleinen und mittleren Unternehmen?

André Notroff: Bei KMU und großen Firmen sind die Reisekostenabrechnungen oft ein Problem was viele Ressourcen verbraucht. Denn die Belege und Abrechnungen müssen zeitaufwendig auf Vollständigkeit verglichen werden. Mitarbeiter schludern manchmal mit der eigenen Visakarte und den dazugehörigen Belegen, weshalb dann Belege fehlen oder nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Betrachten wir einen Außendienst: eine Firma hat 10 Außendienstmitarbeiter, die tanken, essen, im Hotel übernachten. Da kommen schnell 1.000 Buchungen im Jahr zusammen. Je vollständiger und weniger zeitaufwendig die Abrechnungen sind, um so schneller kann die Vorsteuer abgezogen werden und die verauslagten Kosten sowie erstattungsfähigen Reisekostenpauschalen gelangen automatisch in die Lohnabrechnung der jeweiligen Mitarbeiter. Das ist wichtig für die Unternehmen.

Größere Unternehmen verlieren Zeit mit Kreditkartenbelegen. 

Wenn Belege über die App abgerechnet werden, sind die Informationen gespeichert und unglaublich wertvoll. Alle Visakartenausgaben sind belegt. Die Buchhaltung weiß, dass demnächst die Abrechnung der Kreditkarte kommt und muss nicht lange suchen. Zusätzlich stehen die so digital erfassten Belege bereits nachgelagerten Systemen zur Verfügung.

Die digitale Abrechnung vereinfacht die Abläufe, die Abrechnung verliert ihren Schrecken.

Schließlich ist Compliance für Unternehmen ein wichtiger Aspekt. Mitarbeiter müssen die Regeln einhalten. Wenn ein Unternehmen für eine Hotelübernachtung zum Beispiel 100 € gewährt, dann kann dies in den Richtlinien hinterlegt werden. Die App gibt dann die Regeln vor, so dass keine Übernachtung teurer als 100 € abgerechnet werden kann. Dies erspart aufwändige interne Kontrollsysteme.

 

Book One: Wie funktioniert die App bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater?

André Notroff:  Durch die App werden die für die Buchhaltung televanten Buchungssätze vorab generiert und an den Steuerberater übergeben. Dies ersetzt die händische Datenerfassung. Die digitale Bereitstellung der Belege erleichtert die Prüfung der Buchhaltungsdaten.

So können wir als Steuerberater sicher sein, dass die Belege zum Beispiel zum Vorsteuerabzug berechtigen und die Betriebsausgaben vollständig und richtig erfasst werden.

 

Book One: Was sind die Vorteile einer digitalen Abrechnung?

André Notroff:  Die App ist ein Werkzeug für die Reisekostenabrechnung und gibt den Mitarbeitern einen Rahmen. Die Vorteile einer App sind, dass richtig abgerechnet wird, Stichproben schneller möglich sind, falsche Abrechnungen verhindert werden – ob bewusst oder unbewusst, die Abrechnung vollständig ist und Rückfrageschleifen entfallen. Durch die OCR Erkennung werden aus dem Beleg automatisch Datum, Belegnummer und Betrag ausgelesen. Die Belege sind als Foto-Scan mit den relevanten Daten hinterlegt und können direkt als digitale Abrechnung in die Lohn- und Finanzbuchhaltung einfließen.

 

Book One: Wie wählt man eine App für die Reisekostenabrechnung aus?

André Notroff:  Für mich als Steuerberater ist relevant, wie ich die Daten aus der App in die Buchhaltung bekomme. Manche Mandanten haben tolle Apps, nur kann ich die Daten nicht exportieren, weil die App nicht mit unserem DATEV Systemen kompatibel ist. DATEV ist für viele Steuerberater in Deutschland die Softwarelösung für alle Aufgaben in der Steuerberatung. Wir orientieren uns daher auf der Homepage von DATEV, wo die Partner mit kompatiblen Tools gelistet sind.

Dann gilt für die Auswahl: Eine App muss so einfach wie möglich sein, denn der Mensch ist faul.

 

Book One: Wann lohnt sich eine Reisekosten App?

André Notroff: Zum einen lohnt sich die App da meine Betriebsausgaben hinsichtlich der Reisekosten vollständig sind. Dadurch stelle ich sicher, dass meinen Umsätzen auch genügend Betriebsausgaben gegenüberstehen und ich die in den Rechnungen enthaltene Vorsteuer abziehen kann. Somit wird keine Steuer verschenkt. Abhängig vom Steuersatz wirken sich 1.000,00 € Betriebsausgaben mit 420,00 € Steuerersparnis aus.

Zum anderen sparen Unternehmen durch eine digitale Abrechnung  Manpower ein, die sonst für die händische Abrechnung der Reisekosten verloren geht. Diese Kapazitäten können dann an einer anderen Stelle eingesetzt werden, wo Bedarf herrscht.

 

Book One: Wann ist eine App rechtsgültig? Kann man sich auf die Abrechnungen verlassen?

André Notroff:  Entscheidend ist, dass die richtigen Pauschalen hinterlegt sind: 30 Cent Fahrtkosten mit dem Pkw und der Verpflegungsmehraufwand je nach Dauer der Abwesenheit und Land. Für die Abrechnung ist wichtig, dass die gefahrenen Kilometer und Abwesenheitsdauer dokumentiert ist. Dann muss die Berechnung entsprechend dem Steuerrecht erfolgen.

 

Book One: Wie werden die Belege archiviert? Welche Kriterien gelten für die rechtssichere Archivierung?

André Notroff:  Eine App ist grundsätzlich ein vorgelagertes System. Der Beleg muss spätestens im Rahmen der Buchhaltung archiviert und revisionssicher abgelegt werden. Der Beleg darf nicht veränderbar sein und muss 10 Jahre aufbewahrt werden

Damit Rechnungen nicht mehrfach verwendet werden können, kann die App Belegnummern vergeben. Damit ist eine doppelte Abrechnung nicht möglich.

 

Book One: Vielen Dank für das Gespräch Herr Notroff!

 

Foto: Photo by Sharon McCutcheon on Unsplash

Steuererklärung 2020 mit Homeoffice & Spesen : neuer Stichtag 31. Oktober 2021

Das Homeoffice verändert Spesen- und Reisekostenabrechnung. Mit der Book One App einfach steuerkonform abrechnen.

Der neue Stichtag für die Steuererklärung ist nicht mehr der 31. Juli, sondern Ende Oktober 2021. Steuerpflichtige ohne Steuerberater müssen ihre Steuererklärung bis zum 31. Oktober 2021 abgeben. Für Steuerpflichtige, die einen Steuerberater beauftragen, gibt es eine Fristverlängerung bis 31. Mai 2022. 2020 hatte das Finanzministerium die Abgabefrist um zwei Monate verlängert und einen Spielraum eingeräumt, damit die durch die Corona-Pandemie entstanden Sonderregelungen und Überbrückungshilfen korrekt abgerechnet werden können.

 

Durch die Pandemie haben sich die Ausgaben von Beschäftigten und Selbständigen geändert, was sich direkt in der Steuererklärung niederschlägt. Die im Homeoffie entstandenen Kosten können als Spesen abgerechnet werden. Mit der Abrechnungs-App Book One können Selbständige und Angestellte einfach Spesen und Reisekosten abrechnen. Die Unterlagen für das Finanzamt oder den Steuerberaten sind im Bruchteil der Zeit im Vergleich zu einem System wie die Excel-Tabelle fertig. Die Vorlagen von Book One sind steuerkonform für das deutsche Steuerrecht. Die App ist einfach anzuwenden und erfordert kein Steuerwissen, denn alle Steuervorgaben sind in der KI-Software immer aktuell hinterlegt.

 

Schneller geht es nicht: Software übernimmt administrative Aufgaben

Gerade bei der Spesen- und Reisekostenabrechnung ist das Sortieren, Auswerten und Archivieren der Belege zeitaufwendig. Quittungen aus dem Ausland mit einer anderen Währung und Mehrwertsteuer benötigen dabei besondere Aufmerksamkeit, denn der Betrag muss in Euro umgerechnet und die Mehrwertsteuer ausgelesen werden. Die App Book One übernimmt diese Aufgaben automatisch beim Scannen. Die App rechnet Währungen in Euro um und erkennt den Mehrwertsteuersatz. Tagespauschalen werden nach den aktuellen Sätzen berechnet. Dies gilt für Reisen innerhalb Deutschlands als auch grenzüberschreitende Geschäftsreisen in mehrere Länder. Ein  weiterer Vorteil des automatischen Einlesens per Scan ist, dass Eingabefehler wie Zahlendreher ausbleiben.

 

Homeoffice: neue Arten von Spesen

Viele Büros waren während des Lockdowns 2020 und 2021 geschlossen. Arbeitnehmer und Selbständige haben von zuhause aus gearbeitet, wodurch sich neue Ausgabenposten ergeben haben. Das Finanzamt hat daher eine Homeoffice-Pauschale von 600 Euro eingeführt. Darüber hinaus können IT-Ausstattung, Bürostühle, Softwareabonnements oder Büromaterial steuerlich als Spesen abgerechnet werden. Auch das Arbeitszimmer kann als Spesen abgesetzt werden. Schließlich gehören auch Ausgaben dazu, die Geschäftsbeziehungen aufrecht erhalten wie ein Geschäftsessen über Zoom mit einer Essenslieferung durch einen Lieferservice.

 

Homeoffice-Spesen im Ausland

Komplizierter wird die Abrechnung, wenn das Homeoffice zeitweise ins Ausland verlegt wird. Manche Beschäftigten sind nicht rechtzeitig nach Deutschland zurückgekommen und haben längere Zeit im Ausland verbracht. Andere haben die Chance genutzt und den Arbeitsplatz in eine Urlaubsregion verlegt. Grundsätzlich müssen Berufstätige im Wohnsitzstaat Steuern zahlen. Wird die Arbeit nicht im Wohnsitzstaat erbracht, regeln bilaterale Abkommen beispielsweise zwischen Deutschland, Frankreich, der Schweiz, den Niederlanden, Luxemburg, Belgien die Doppelbesteuerung bei Grenzgängern. Während Corid-19 gelten Ausnahmen. Das Homeoffice wird als Arbeit im Tätigkeitsstaat gerechnet. Andernfalls würde das Arbeitsentgelt anteilig an den Tätigkeitsstaat und Wohnsitzstaat versteuert und mit der der Sozialversicherung abgerechnet. Verlegt ein Arbeitnehmer oder Selbständiger längerfristig seinen Arbeitsplatz ins Ausland, müssen die steuer- und sozialrechtlichen Konditionen geprüft werden.

 

Lockdown führt zu neuen Reisekosten

Die Reisetätigkeiten sind während des Lockdowns stark zurück gegangen. Ingenieure und Monteure waren während dieser Zeit am meisten unterwegs. Wenn es die Entfernung ermöglichte, wurde die Strecke mit einem Pkw zurückgelegt, um öffentliche Verkehrsmittel zu umgehen. Dienstfahrten mit dem Privatwagen können als Reisekosten abgerechnet werden. Die Abrechnung nach der Pauschale von 0,30 € pro Kilometer ist deutlich weniger Aufwand als die Einzelnachweise zu sammeln und mit dem gefahrenen Kilometersatz anzugeben.

Die Fahrt von zuhause zur Arbeit ins Büro kann als Werbungskosten abgerechnet werden. Auch in diesem Fall gilt die offizielle Kilometerpauschale.

 

Was gehört zu Reisekosten?

Bei Reisen fallen in der Regel Übernachtungskosten für Hotel und die Fahrt für Mietwagen, Zug oder Flugzeug an. Reisende können die Hotelkosten anrechnen oder eine Pauschale abrechnen. In Deutschland beträgt die Pauschale 20 Euro, im Ausland 200 Euro.

Darüber hinaus können Ausgaben geltend gemacht werden, die im Zusammenhang für Verpflegung, Übernachtung und Fahrt stehen:

  • Taxi
  • öffentliche Verkehrsmittel
  • Eintrittsgelder für Messen, Kongresse
  • Parkgebühren
  • Kosten für einen Verkehrsunfall
  • Mautgebühren

 

Richtig abrechnen: Spesen und Reisekosten

Für die Abrechnung von Spesen und Reisekosten sind die Rechnungen und Quitten notwendig. Jeder Beleg muss erfasst werden. Jedoch ist ein verloren gegangener Beleg kein Grund, die Ausgaben nicht anzugeben, denn im Verlustfall kann ein Eigenbeleg ausgefüllt werden. Trinkgelder, für die es keinen Beleg gibt, können ebenfalls mit einem Eigenbeleg angerechnet werden. Wichtig bei der Abrechnung ist, dass die Höhe der Spesen für das Finanzamt glaubhaft und nachvollziehbar sind.

In der Abrechnungs-App Book One wird für jede Reise ein Vorgang angelegt. Die App führt den Nutzer durch das System, fragt für die Steuer alle notwendigen Daten und Informationen ab, damit die Abrechnung steuerkonform ist. Die Belege müssen gescannt werden und sind damit archiviert. Die physischen Quittungen müssen nicht aufgehoben werden.

 

Book One App ideal für kleinere und mittlere Unternehmen

 

Die generiert am Ende des Vorgangs die Vorlagen für Steuerberater. Eine pdf-Datei wird per E-Mail an Steuerberater oder Buchhaltung geschickt.

Speziell für kleine und mittlere Unternehmen ist Book One eine einfache, rechtsichere App. Das Service-Team in Berlin ist für Fragen persönlich erreichbar. Die Möglichkeit für Feedback ist zudem eine wesentliche Quelle für die Weiterentwicklung der App. Denn jedes Tool muss kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Einfach runterladen und ausprobieren!

 

Foto: Kelly Sikkema on Unsplash

Einfach smart: Spesen- und Reisekostenabrechnung Apps

Intelligente Spesen- und Reisekosten Apps digitalisieren auf einen Schlag den Abrechnungsprozess. Die Software befreit Unternehmen wie Steuerberater von manuellen Aufgaben und zeitraubenden administrativen Tätigkeiten: Belege scannen und zuordnen, fertig ist die steuerkonforme Abrechnung. Wie Sie die Reisekostenabrechnung digitalisieren, erfahren Sie hier.

Weiterlesen “Einfach smart: Spesen- und Reisekostenabrechnung Apps”

Auch im Homeoffice fallen Spesen an – einfach und sicher digital abrechnen

Die Digitalisierung von Büroabläufen muss dieses Jahren neu gedacht werden. Unternehmen und Organisationen müssen durch das Zusammenspiel von Homeoffice und Büro-Arbeitsplätzen neue Prozesse etablieren und die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Abteilungen neu gestalten. Das Jahr 2020 steht im Zeichen von New Work. Je digitaler die Abläufe, umso reibungsloser verlaufen die Prozesse. Fehler und Rückfragen bei wiederholenden Tätigkeiten werden reduziert.

Weiterlesen “Auch im Homeoffice fallen Spesen an – einfach und sicher digital abrechnen”