Aufgrund der Reisewarnungen und zum Gesundheitsschutz sind die Geschäftsreisen derzeit reduziert. Viele Meetings finden online statt. Das bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass keine Reisekosten oder Spesen mehr anfallen und die Abrechnung abgeschafft ist. Auch Spesen wie Geschäftsessen, Meetings oder Fachtagungen sind Reisekosten bzw. Spesen, die Selbständige, Unternehmer und Mitarbeiter abrechnen sollten. Mit der Book One App wird die Spesenabrechnung einfach und digital.
Einfach Reisekosten-App laden, sofort loslegen
Die Spesenabrechnung ist in den wenigsten Firmen digitalisiert. Die E-Mailkommunikation bestimmt unseren Arbeitsalltag. Jährlich werden in Deutschland etwa 850 Milliarden E-Mails verschickt. Gleichzeitig wird die Reisekostenabrechnung meist mit Excel-Sheets, Papierbelegen und handschriftlicher Unterschriftenfreigabe quasi von Hand organisiert. Dies erschwert die Zusammenarbeit bei Teams, die nicht in einem Gebäude arbeiten. Die Abrechnungen werden spät eingereicht, vielleicht noch in Jackentaschen nach Belegen gesucht. Fehler durch falsche Pauschalen oder Angaben müssen korrigiert werden. Dies koset Zeit, macht die Prozesse ineffizient. mit der Reisekostenapp ist die Spesenabrechnung digitalisiert mit allen Vorteilen eines digitalen Abrechnungssystems. Die Book One App ist schnell runtergeladen und erfordert keine Implementierung auf dem Desktop und Integration in Systeme. Einzelunternehmer oder Teams müssen sich anmelden und können sofort die Abrechnungen digital vornehmen – dies in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung oder dem Steuerberater.
Welche Kosten fallen unter Spesen?
Spesen sind alle Kosten, die anfallen, um Kundenkontakte wahr zu nehmen oder berufsbezogene Aufgaben sowie oder Meetings durchzuführen. Darunter fallen Ausgaben wie zum Beispiel:
- Beförderungskosten für Taxi, Bus, U-Bahn, Zug, Mietwagen, Parkhaus
- Essen und Getränke vor Ort
- Bewirtung von Gästen – vor Ort und virtuell
- Hotel
- Eintritt für Veranstaltungen
- Porto für Post oder Kuriere
- Büroausstattattung: Hardware, Sortware, Services
Büroausstattung und virtuelle Geschäftsessen
Im Homeoffice fallen Kosten an, die als Spesen abgerechnet werden können. Dies gilt für Büromaterial wie Durckerpatronen, Papier, Hardware oder Software. Für die Kommunikation mit Kunden müssen kostenpflichtige Services wie Slack oder Zoom oder der sichere Datenaustausch via Dropbox gebucht werden. Auch gemeinsame Mittags-Meetings sind möglich: Kunden können zu einem virtuellen Geschäftsessen mit einer Essenslieferung eingeladen werden.
Ohne Belege keine Abrechnung
Voraussetzung ist die Dokumentation der Belege. Ohne Quittungen ist eine rechtssichere Abrechnung nicht möglich. Gerade Spesenabrechnungen werden häufig vom Finanzamt geprüft. Mit der Book One App können die Rechnungen sofort gescannt und weitergeleitet werden. Die Archivierung wird dadurch erleichtert. Der Scan von Belegen ist in Abstimmung mit dem Finanzamt rechtssicher.
Das Fehlen einer Rechnung kann trotz aller Sorgfalt immer wieder vorkommen. In diesen Fällen können die Ausgaben mit einem Eigenbeleg dokumentiert werden. Entsprechende Vorlagen für Excel oder Word gibt es zum Herunterladen.
Transparente Ausgaben
Die App dokumentiert alle Ausgaben zu einem Meeting, einer Reise oder im Homeoffice. Die Gesamtkosten für ein Projekt oder Monat sind jederzeit abrufbar. Die Ausgaben werden durch die Aktualität transparent.
Bereit für die digitale Abrechnung? Die Book One App einfach runterladen und die Quittungen scannen.
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