Steuererklärung 2020 mit Homeoffice & Spesen : neuer Stichtag 31. Oktober 2021

Das Homeoffice verändert Spesen- und Reisekostenabrechnung. Mit der Book One App einfach steuerkonform abrechnen.

Der neue Stichtag für die Steuererklärung ist nicht mehr der 31. Juli, sondern Ende Oktober 2021. Steuerpflichtige ohne Steuerberater müssen ihre Steuererklärung bis zum 31. Oktober 2021 abgeben. Für Steuerpflichtige, die einen Steuerberater beauftragen, gibt es eine Fristverlängerung bis 31. Mai 2022. 2020 hatte das Finanzministerium die Abgabefrist um zwei Monate verlängert und einen Spielraum eingeräumt, damit die durch die Corona-Pandemie entstanden Sonderregelungen und Überbrückungshilfen korrekt abgerechnet werden können.

 

Durch die Pandemie haben sich die Ausgaben von Beschäftigten und Selbständigen geändert, was sich direkt in der Steuererklärung niederschlägt. Die im Homeoffie entstandenen Kosten können als Spesen abgerechnet werden. Mit der Abrechnungs-App Book One können Selbständige und Angestellte einfach Spesen und Reisekosten abrechnen. Die Unterlagen für das Finanzamt oder den Steuerberaten sind im Bruchteil der Zeit im Vergleich zu einem System wie die Excel-Tabelle fertig. Die Vorlagen von Book One sind steuerkonform für das deutsche Steuerrecht. Die App ist einfach anzuwenden und erfordert kein Steuerwissen, denn alle Steuervorgaben sind in der KI-Software immer aktuell hinterlegt.

 

Schneller geht es nicht: Software übernimmt administrative Aufgaben

Gerade bei der Spesen- und Reisekostenabrechnung ist das Sortieren, Auswerten und Archivieren der Belege zeitaufwendig. Quittungen aus dem Ausland mit einer anderen Währung und Mehrwertsteuer benötigen dabei besondere Aufmerksamkeit, denn der Betrag muss in Euro umgerechnet und die Mehrwertsteuer ausgelesen werden. Die App Book One übernimmt diese Aufgaben automatisch beim Scannen. Die App rechnet Währungen in Euro um und erkennt den Mehrwertsteuersatz. Tagespauschalen werden nach den aktuellen Sätzen berechnet. Dies gilt für Reisen innerhalb Deutschlands als auch grenzüberschreitende Geschäftsreisen in mehrere Länder. Ein  weiterer Vorteil des automatischen Einlesens per Scan ist, dass Eingabefehler wie Zahlendreher ausbleiben.

 

Homeoffice: neue Arten von Spesen

Viele Büros waren während des Lockdowns 2020 und 2021 geschlossen. Arbeitnehmer und Selbständige haben von zuhause aus gearbeitet, wodurch sich neue Ausgabenposten ergeben haben. Das Finanzamt hat daher eine Homeoffice-Pauschale von 600 Euro eingeführt. Darüber hinaus können IT-Ausstattung, Bürostühle, Softwareabonnements oder Büromaterial steuerlich als Spesen abgerechnet werden. Auch das Arbeitszimmer kann als Spesen abgesetzt werden. Schließlich gehören auch Ausgaben dazu, die Geschäftsbeziehungen aufrecht erhalten wie ein Geschäftsessen über Zoom mit einer Essenslieferung durch einen Lieferservice.

 

Homeoffice-Spesen im Ausland

Komplizierter wird die Abrechnung, wenn das Homeoffice zeitweise ins Ausland verlegt wird. Manche Beschäftigten sind nicht rechtzeitig nach Deutschland zurückgekommen und haben längere Zeit im Ausland verbracht. Andere haben die Chance genutzt und den Arbeitsplatz in eine Urlaubsregion verlegt. Grundsätzlich müssen Berufstätige im Wohnsitzstaat Steuern zahlen. Wird die Arbeit nicht im Wohnsitzstaat erbracht, regeln bilaterale Abkommen beispielsweise zwischen Deutschland, Frankreich, der Schweiz, den Niederlanden, Luxemburg, Belgien die Doppelbesteuerung bei Grenzgängern. Während Corid-19 gelten Ausnahmen. Das Homeoffice wird als Arbeit im Tätigkeitsstaat gerechnet. Andernfalls würde das Arbeitsentgelt anteilig an den Tätigkeitsstaat und Wohnsitzstaat versteuert und mit der der Sozialversicherung abgerechnet. Verlegt ein Arbeitnehmer oder Selbständiger längerfristig seinen Arbeitsplatz ins Ausland, müssen die steuer- und sozialrechtlichen Konditionen geprüft werden.

 

Lockdown führt zu neuen Reisekosten

Die Reisetätigkeiten sind während des Lockdowns stark zurück gegangen. Ingenieure und Monteure waren während dieser Zeit am meisten unterwegs. Wenn es die Entfernung ermöglichte, wurde die Strecke mit einem Pkw zurückgelegt, um öffentliche Verkehrsmittel zu umgehen. Dienstfahrten mit dem Privatwagen können als Reisekosten abgerechnet werden. Die Abrechnung nach der Pauschale von 0,30 € pro Kilometer ist deutlich weniger Aufwand als die Einzelnachweise zu sammeln und mit dem gefahrenen Kilometersatz anzugeben.

Die Fahrt von zuhause zur Arbeit ins Büro kann als Werbungskosten abgerechnet werden. Auch in diesem Fall gilt die offizielle Kilometerpauschale.

 

Was gehört zu Reisekosten?

Bei Reisen fallen in der Regel Übernachtungskosten für Hotel und die Fahrt für Mietwagen, Zug oder Flugzeug an. Reisende können die Hotelkosten anrechnen oder eine Pauschale abrechnen. In Deutschland beträgt die Pauschale 20 Euro, im Ausland 200 Euro.

Darüber hinaus können Ausgaben geltend gemacht werden, die im Zusammenhang für Verpflegung, Übernachtung und Fahrt stehen:

  • Taxi
  • öffentliche Verkehrsmittel
  • Eintrittsgelder für Messen, Kongresse
  • Parkgebühren
  • Kosten für einen Verkehrsunfall
  • Mautgebühren

 

Richtig abrechnen: Spesen und Reisekosten

Für die Abrechnung von Spesen und Reisekosten sind die Rechnungen und Quitten notwendig. Jeder Beleg muss erfasst werden. Jedoch ist ein verloren gegangener Beleg kein Grund, die Ausgaben nicht anzugeben, denn im Verlustfall kann ein Eigenbeleg ausgefüllt werden. Trinkgelder, für die es keinen Beleg gibt, können ebenfalls mit einem Eigenbeleg angerechnet werden. Wichtig bei der Abrechnung ist, dass die Höhe der Spesen für das Finanzamt glaubhaft und nachvollziehbar sind.

In der Abrechnungs-App Book One wird für jede Reise ein Vorgang angelegt. Die App führt den Nutzer durch das System, fragt für die Steuer alle notwendigen Daten und Informationen ab, damit die Abrechnung steuerkonform ist. Die Belege müssen gescannt werden und sind damit archiviert. Die physischen Quittungen müssen nicht aufgehoben werden.

 

Book One App ideal für kleinere und mittlere Unternehmen

 

Die generiert am Ende des Vorgangs die Vorlagen für Steuerberater. Eine pdf-Datei wird per E-Mail an Steuerberater oder Buchhaltung geschickt.

Speziell für kleine und mittlere Unternehmen ist Book One eine einfache, rechtsichere App. Das Service-Team in Berlin ist für Fragen persönlich erreichbar. Die Möglichkeit für Feedback ist zudem eine wesentliche Quelle für die Weiterentwicklung der App. Denn jedes Tool muss kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Einfach runterladen und ausprobieren!

 

Foto: Kelly Sikkema on Unsplash

Einfach smart: Spesen- und Reisekostenabrechnung Apps

Intelligente Spesen- und Reisekosten Apps digitalisieren auf einen Schlag den Abrechnungsprozess. Die Software befreit Unternehmen wie Steuerberater von manuellen Aufgaben und zeitraubenden administrativen Tätigkeiten: Belege scannen und zuordnen, fertig ist die steuerkonforme Abrechnung. Wie Sie die Reisekostenabrechnung digitalisieren, erfahren Sie hier.

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Auch im Homeoffice fallen Spesen an – einfach und sicher digital abrechnen

Die Digitalisierung von Büroabläufen muss dieses Jahren neu gedacht werden. Unternehmen und Organisationen müssen durch das Zusammenspiel von Homeoffice und Büro-Arbeitsplätzen neue Prozesse etablieren und die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Abteilungen neu gestalten. Das Jahr 2020 steht im Zeichen von New Work. Je digitaler die Abläufe, umso reibungsloser verlaufen die Prozesse. Fehler und Rückfragen bei wiederholenden Tätigkeiten werden reduziert.

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