Eine Reisekosten App vereinfacht die Abläufe, die Abrechnung verliert ihren Schrecken

Was sind die Vorteile einer Reisekosten App? Interview mit André Notroff, Steuerberater und Partner der Kanzlei Notroff & Partner in Potsdam, die Unternehmen verschiedenster Größe und Rechtsform bei der Lohnbuchhaltung, Steuerberatung, Jahresabschluss und Finanzbuchhaltung betreut. Für den Blog von Book One hat André Notroff seine Erfahrungen und Empfehlungen für eine Reisekosten App in einem Interview beantwortet.

 

Book One: Was sind die Vorteile einer digitalen Abrechnung mit einer App?

André Notroff: Man muss bei einer Reisekostenabrechnung App immer zwei Aspekte beachten: Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Für Unternehmen ist es wichtig, dass die Arbeitnehmer richtig abrechnen, sich an die Regeln halten und wissen, was nicht abrechnungsfähig ist. Eine App gibt einen guten Rahmen zur Umsetzung der gesetzlichen und Firmeninternen Regelungen zur korrekten Reisekostenabrechnung durch den Mitarbeiter. Wenn ein Unternehmen festlegt, was es erstatten will, dann wird dies in der App als Reiserichtlinie festgelegt. Zum Beispiel zahlt das Unternehmen 7 € Verpflegungspauschale am Tag. Die reguläre Pauschale für eine Abwesenheit, die länger als 8 Stunden ist, beträgt 14 €. Die Differenz von 7 € kann der Arbeitnehmer seiner privaten Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen..

Grundsätzlich ist die Berechnung der Reisekosten ein komplexes Thema mit vielen Fehlerpotentialen. Denn die Pauschalen ändern sich jährlich und sind von dem Land und der Reisedauer abhängig. Eine App berechnet automatisch die Pauschalen. Ein Beschäftigter reist etwa am Flughafen BER morgens um 8 Uhr ab und kehrt am nächsten Tag abends um 20 Uhr zurück: das System rechnet die genaue Abwesenheitszeit aus und ermittelt die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand und gegebenenfalls die Übernachtung. Wenn im Hotel gefrühstückt und zu Mittag gegessen wird, kann die App die Pauschale entsprechend der gesetzlichen Vorgaben kürzen.. Das System ermittelt den passenden Satz. Komplizierter wird es, wenn Auslandsaufenthalte in mehrere Länder in einer Reise zusammenkommen.

 

Book one: Was sind die häufigsten Fehler bei Reisekostenabrechnungen?

André Notroff: Eine Abrechnungs-App gibt den Beschäftigten Kontrolle, ob alle notwendigen Informationen ausgefüllt sind. Wenn ein Bewirtungsbeleg hochgeladen wird, dann kommt ein Hinweis, was ausgefüllt werden muss.

Ein weiteres Problem ist die Unvollständigkeit der Belege. Wenn bei der Visa-Kartenabrechnung von 10 Positionen nur 6 Belege dabei sind entsteht viel Aufwand in der Buchhaltung. Die Abrechnung ist nicht vollständig, so dass die Buchhaltung zeitaufwendige Rückfragen stellen muss. Abrechnungen sind nur mit Beleg vollständig. Notfalls kann man einen Eigenbeleg ausstellen, wenn der Beleg fehlt.

Dann kommt es vor, dass ein Mitarbeiter die 24 € Verpflegungspauschale komplett erstattet haben möchte. Die Voraussetzung ist jedoch nicht gegeben, wenn das Frühstück mit der Hotelrechnung beglichen wurde.

Ein anderes Beispiel ist eine Geschäftseinladung zum Essen. Auf dem Beleg muss der Anlass und mit wem das Essen stattgefunden hat, ausgefüllt werden.

Diese Fälle erkennt eine gute App und gibt vor, welche Angaben gemacht werden müssen. Auch sind die Pauschalen hinterlegt. Im Ausland gelten andere Sätze als in Deutschland für die Übernachtungspauschalen und die Verpflegung. Die App sorgt für Vollständigkeit und erleichtert die Abrechnung. Denn es ist für Unternehmen eine Erleichterung, wenn die Abrechnung von den Mitarbeitern zeitnah zur Reise eingereicht wird und nicht mehrere Rechnungen gesammelt im Dezember abgeben werden.

 

Book One: Lohnt sich eine App für ein junges Unternehmen?

André Notroff: Junge Unternehmen und Start-ups verkennen das Potenzial von Reisekostenabrechnungen. Manche Mandanten kommen zu uns, haben im ersten Jahr gute Umsätze erzielt, jedoch keine Kosten. Wichtige Betriebsausgaben gehen dann flöten, wenn die Reisekosten nicht abgerechnet sind. Wenn Belege nach einem Jahr im Portemonnaie nicht mehr lesbar sind. Oder die Fahrt von Potsdam zur Präsentation nach Mannheim mit dem eigenen Auto nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht wird.

Oft ist es leider so, dass die Abrechnungen 1-2 Jahre später abgerechnet werden. Die meisten Gründer verlieren dann in den ersten ein bis zwei Jahren ganz viel Geld, da sie keine Betriebsausgeben geltend machen. Dazu gehören auch Reisekosten, wenn zum Beispiel viel mit dem Privatwagen gefahren wird und keine Abrechnung gemacht wird. Denn es können nicht pauschal Tankzettel eingereicht werden. Start-ups sind viel unterwegs und oft schnell mehr als 8 Stunden außer Haus: dann können sie 14 € für Verpflegungsmehraufwand berechnen.

Viele Jungunternehmer und Start-ups übernachten über Airbnb oder bei Freunden und machen die Kosten nicht geltend. Je nach Land können sie jedoch 80-90 € für eine Übernachtung angerechnet bekommen, auch wenn bei Freunden übernachtet wird. Dann haben wir Mandanten, die fliegen geschäftlich nach Bukarest oder für zwei Wochen in die USA und sammeln nicht die Rechnungen. Für eine Dienstreise brauchen wir einen Nachweis sowohl über die betriebliche Veranlassung der Reise wie auch Belege für die entstandenen Kosten für die Abrechnung. Die Steuer fragt immer: Wie lange warst du weg? Hast Du Essen bezahlt bekommen? Die App gibt einen Leitfaden und fragt diese Punkte ab.

 

 Großer Fehler: Nicht abrechnen geht ins Geld, vor allem bei jungen Unternehmen

 

Book One: Was bietet die App kleinen und mittleren Unternehmen?

André Notroff: Bei KMU und großen Firmen sind die Reisekostenabrechnungen oft ein Problem was viele Ressourcen verbraucht. Denn die Belege und Abrechnungen müssen zeitaufwendig auf Vollständigkeit verglichen werden. Mitarbeiter schludern manchmal mit der eigenen Visakarte und den dazugehörigen Belegen, weshalb dann Belege fehlen oder nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Betrachten wir einen Außendienst: eine Firma hat 10 Außendienstmitarbeiter, die tanken, essen, im Hotel übernachten. Da kommen schnell 1.000 Buchungen im Jahr zusammen. Je vollständiger und weniger zeitaufwendig die Abrechnungen sind, um so schneller kann die Vorsteuer abgezogen werden und die verauslagten Kosten sowie erstattungsfähigen Reisekostenpauschalen gelangen automatisch in die Lohnabrechnung der jeweiligen Mitarbeiter. Das ist wichtig für die Unternehmen.

Größere Unternehmen verlieren Zeit mit Kreditkartenbelegen. 

Wenn Belege über die App abgerechnet werden, sind die Informationen gespeichert und unglaublich wertvoll. Alle Visakartenausgaben sind belegt. Die Buchhaltung weiß, dass demnächst die Abrechnung der Kreditkarte kommt und muss nicht lange suchen. Zusätzlich stehen die so digital erfassten Belege bereits nachgelagerten Systemen zur Verfügung.

Die digitale Abrechnung vereinfacht die Abläufe, die Abrechnung verliert ihren Schrecken.

Schließlich ist Compliance für Unternehmen ein wichtiger Aspekt. Mitarbeiter müssen die Regeln einhalten. Wenn ein Unternehmen für eine Hotelübernachtung zum Beispiel 100 € gewährt, dann kann dies in den Richtlinien hinterlegt werden. Die App gibt dann die Regeln vor, so dass keine Übernachtung teurer als 100 € abgerechnet werden kann. Dies erspart aufwändige interne Kontrollsysteme.

 

Book One: Wie funktioniert die App bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater?

André Notroff:  Durch die App werden die für die Buchhaltung televanten Buchungssätze vorab generiert und an den Steuerberater übergeben. Dies ersetzt die händische Datenerfassung. Die digitale Bereitstellung der Belege erleichtert die Prüfung der Buchhaltungsdaten.

So können wir als Steuerberater sicher sein, dass die Belege zum Beispiel zum Vorsteuerabzug berechtigen und die Betriebsausgaben vollständig und richtig erfasst werden.

 

Book One: Was sind die Vorteile einer digitalen Abrechnung?

André Notroff:  Die App ist ein Werkzeug für die Reisekostenabrechnung und gibt den Mitarbeitern einen Rahmen. Die Vorteile einer App sind, dass richtig abgerechnet wird, Stichproben schneller möglich sind, falsche Abrechnungen verhindert werden – ob bewusst oder unbewusst, die Abrechnung vollständig ist und Rückfrageschleifen entfallen. Durch die OCR Erkennung werden aus dem Beleg automatisch Datum, Belegnummer und Betrag ausgelesen. Die Belege sind als Foto-Scan mit den relevanten Daten hinterlegt und können direkt als digitale Abrechnung in die Lohn- und Finanzbuchhaltung einfließen.

 

Book One: Wie wählt man eine App für die Reisekostenabrechnung aus?

André Notroff:  Für mich als Steuerberater ist relevant, wie ich die Daten aus der App in die Buchhaltung bekomme. Manche Mandanten haben tolle Apps, nur kann ich die Daten nicht exportieren, weil die App nicht mit unserem DATEV Systemen kompatibel ist. DATEV ist für viele Steuerberater in Deutschland die Softwarelösung für alle Aufgaben in der Steuerberatung. Wir orientieren uns daher auf der Homepage von DATEV, wo die Partner mit kompatiblen Tools gelistet sind.

Dann gilt für die Auswahl: Eine App muss so einfach wie möglich sein, denn der Mensch ist faul.

 

Book One: Wann lohnt sich eine Reisekosten App?

André Notroff: Zum einen lohnt sich die App da meine Betriebsausgaben hinsichtlich der Reisekosten vollständig sind. Dadurch stelle ich sicher, dass meinen Umsätzen auch genügend Betriebsausgaben gegenüberstehen und ich die in den Rechnungen enthaltene Vorsteuer abziehen kann. Somit wird keine Steuer verschenkt. Abhängig vom Steuersatz wirken sich 1.000,00 € Betriebsausgaben mit 420,00 € Steuerersparnis aus.

Zum anderen sparen Unternehmen durch eine digitale Abrechnung  Manpower ein, die sonst für die händische Abrechnung der Reisekosten verloren geht. Diese Kapazitäten können dann an einer anderen Stelle eingesetzt werden, wo Bedarf herrscht.

 

Book One: Wann ist eine App rechtsgültig? Kann man sich auf die Abrechnungen verlassen?

André Notroff:  Entscheidend ist, dass die richtigen Pauschalen hinterlegt sind: 30 Cent Fahrtkosten mit dem Pkw und der Verpflegungsmehraufwand je nach Dauer der Abwesenheit und Land. Für die Abrechnung ist wichtig, dass die gefahrenen Kilometer und Abwesenheitsdauer dokumentiert ist. Dann muss die Berechnung entsprechend dem Steuerrecht erfolgen.

 

Book One: Wie werden die Belege archiviert? Welche Kriterien gelten für die rechtssichere Archivierung?

André Notroff:  Eine App ist grundsätzlich ein vorgelagertes System. Der Beleg muss spätestens im Rahmen der Buchhaltung archiviert und revisionssicher abgelegt werden. Der Beleg darf nicht veränderbar sein und muss 10 Jahre aufbewahrt werden

Damit Rechnungen nicht mehrfach verwendet werden können, kann die App Belegnummern vergeben. Damit ist eine doppelte Abrechnung nicht möglich.

 

Book One: Vielen Dank für das Gespräch Herr Notroff!

 

Foto: Photo by Sharon McCutcheon on Unsplash